La dematerializzazione dei documenti ha l’obiettivo di smaltire l’enorme mole di documenti cartacei presenti nelle aziende sostituendoli con documenti digitali.

La digitalizzazione dei documenti cartacei rappresenta il futuro dell’archiviazione documentale. Grazie alla digitalizzazione dei documenti si eliminano i costi di affitto e manutenzione dei locali per la conservazione dei documenti; si risparmia sulle risorse umane che hanno finalmente la possibilità di dedicarsi a compiti più importanti rispetto a quello di trovare un documento in un archivio. La maggiore disponibilità di spazio è uno dei vantaggi più importanti della digitalizzazione. Ma la digitalizzazione non è solo una scelta che apporta benefici materiali come l’aumento di spazio e la riduzione dei costi, ma è anche una efficace strategia di business, infatti

la digitalizzazione dei documenti consente una rapida e funzionale condivisione dei documenti digitali attraverso un archivio digitale, garanzia di un miglioramento delle procedure. Oltre a tutto questo, il formato digitale dei documenti permette una migliore durata nel tempo e una migliore tracciabilità.

 

La cooperativa Alveare digitalizza documenti per aziende e altre organizzazioni da oltre 15 anni attraverso strumenti innovativi e personale preparato.

 

Questo è il nostro ciclo di lavorazione:

  • Ritiro dei documenti presso la sede del Cliente
  • Preparazione dei documenti con eliminazione di graffette, buste ed elastici
  • Scansione dei documentitramite l’utilizzo di scanner professionali Fujitsu
  • Elaborazione dei file con il software Ocr per il riconoscimento dei testi
  • Data entry manuale verificato
  • Rilascio dei documenti digitaliverso database o gestionale dell’utente
  • Eventuale archiviazione dell’originale cartaceo presso i nostri archivi in apposite scatole d’archivio con garanzia di reperimento

 

 

I vantaggi della digitalizzazione dei documenti:

  • Maggiore disponibilità di spazio
  • Risparmio sui costi di affitto di spazi adibiti alla conservazione dei documenti cartacei
  • Risparmio sulle risorse umane
  • Scelta ecologica
  • Rapida e funzionale condivisione dei documenti digitali
  • Facile gestione dei documenti attraverso un archivio strutturato
  • Garanzia di sicurezza nel tempo
  • Miglioramento delle procedure e del business

 

I documenti originali cartacei possono essere di tutti i formati e appartenenti a qualsiasi area aziendale (amministrativa, fiscale, medica, contabile, tecnica, legale, commerciale, del personale, ecc.).

I documenti digitali creati possono avere un formato immagine o quello di un file di testo ricercabile ed elaborabile.

 

Contattaci per un preventivo al numero 02 3830 6373