Alcuni nostri successi

Qui sotto riportiamo alcuni nostri casi lavorativi di cui siamo particolarmente soddisfatti:

Digitalizzazione

Il cliente

Azienda di servizi digitali

La richiesta

Archiviare digitalmente centinaia di migliaia di documenti cartacei, inizialmente disposti in scatoloni su bancali, rendendo possibile l’individuazione immediata di ogni documento a partire da un codice alfanumerico.

Le difficoltà
  • Non tutti i documenti negli scatoloni devono essere lavorati; quelli da trattare sono di tipi diversi e provengono da sedi differenti.
  • I contratti si presentano con pinze, graffette e nastro adesivo, e spesso sono composti da un mix di cartoncini, carta velina, carta usuale, formati grandi e piccoli; questi sono fattori che favoriscono errori di scansione. Inoltre sono senza codice, che va attribuito in fase di preparazione alla scansione.
  • I documenti digitalizzati devono essere restituiti divisi in cartelle (batch) omogenee rispetto ai bancali in ingresso ed uscita, e per ogni batch deve essere redatto un file lista che ne indichi: contenuto, scatola e bancale d’entrata dei documenti scansiti, scatola di uscita, codice di ogni documento, numero di pagine di ogni documento, tipologia di ogni documento.
  • I batch devono essere rinominati secondo un criterio logico sequenziale multiparametro, ed i file all’interno di ogni batch devono avere il nome che dipende da quello del batch, con l’aggiunta di un suffisso progressivo numerico.
  • I documenti cartacei devono essere restituiti al cliente, divisi per bancali omogenei rispetto al tipo e alla sede. 
  • Trattandosi di lavoro ripetitivo che richiede grande attenzione, l’errore umano è sempre un rischio presente.
La strategia
  • In primo luogo, viene effettuata una scrematura tra tutti i documenti per individuare quelli da conservare effettivamente.
  • I documenti adatti vengono trattati per eliminare pinzature, graffette, etc. e massimizzare la resa degli scanner.
  • Ad ogni documento viene attribuito un codice a barre, stampato su un foglio (detto separatore) che viene messo come prima pagina del contratto.
  • I documenti vengono poi riuniti in pacchetti e viene inserito un foglio con un codice speciale (detto testapacco) in cima ad ogni pacchetto; il testapacco contiene informazioni sul bancale e scatola in ingresso ed uscita, ed il range dei codici dei documenti contenuti.
  • Il codice a barre del testapacco viene scansito tramite pistola ad infrarossi e i dati vengono inviati ad un sistema informatico che ne tiene traccia in ogni momento.
  • Ogni pacco viene scansito; i fogli vengono messi senza preoccuparsi della divisione dei contratti, perché lo scanner li separa automaticamente a partire dai separatori. 
  • Contemporaneamente alla scansione viene effettuato automaticamente un controllo tramite un applicativo da noi creato; quest’ultimo verifica la coerenza con i dati registrati nella fase precedente, eventuali errori o mancanze nella sequenza di scansione, correttezza del codice rilevato e discrepanze tra il numero di pagine atteso/numero di pagine scansite. 
  • Una volta finita la scansione, l’applicativo chiude automaticamente il batch rinominandolo secondo i criteri richiesti e creando contestualmente la lista di file contenuta all’interno.
  • I documenti cartacei lavorati vengono ripinzati e riposti nelle scatole in uscita, secondo la divisione richiesta dal cliente e segnata nel file di registrazione.
I risultati
  • La lavorazione procede in modo efficiente e veloce.
  • Il tasso di errori è molto basso; è davvero difficile che un errore non venga individuato e corretto prima dell’invio al cliente!
  • Il cliente si dichiara soddisfatto e ci ha affidato altre lavorazioni simili a seguito del nostro operato.

Scansioni grande formato

Il cliente

Azienda che si occupa della progettazione di grandi edifici (hotel, residence, palazzi di uffici…)

La richiesta
Digitalizzazione di un archivio tecnico con centinaia di scansioni grande formato.
Le difficoltà
  • I faldoni contengono un mix di documenti: diversi formati, cartoncini, veline, materiale rilegato (con dorsalini, rilegatura a caldo,  spirali di plastica o ferro), fascicoli, libretti, manuali e moltissime tavole tecniche di formato A2, A1, A0 e oltre (banner di 2 metri di lunghezza) .
  • I file devono essere rinominati secondo un criterio logico multiparametro legato all’argomento del faldone, alla posizione del documento all’interno dello stesso e al codice del documento.
La strategia
  • I documenti sono stati preparati per la scansione togliendo graffette, pinzature, neutralizzando le rilegature, etc.
  • Le tavole trovate nei faldoni sono state contrassegnate per la scansione su scanner apposito per grandi formati.
  • I documenti sono stati scansiti predisponendo a livello di scanner un’impostazione per la rinomina automatica a partire da informazioni dell’operatore.
  • Scansiti sia i documenti che le tavole è stato effettuato un merging dei file a partire dai relativi nomi.
  • I file sono stati disposti in cartelle omogenee per argomento.
  • I documenti cartacei sono stati ricomposti (ripinzati, ri-rilegati, etc.) e consegnati al cliente.
I risultati
  • Il workflow è stato ottimizzato al massimo grado per sfruttare al meglio il tempo a disposizione e i mezzi tecnici disponibili.
  • La lavorazione si è rivelata impegnativa ma il cliente si  è detto soddisfatto.

Questionari

Il cliente

Ristorante che vuole ricreare un effetto vintage.

La richiesta

Registrare i risultati di migliaia di questionari di gradimento stampati su carta.

Le difficoltà
  • Ci sono molti dati da registrare; alcuni non sono risposta diretta ad alcune domande, ma devono essere ricavati a partire da altre informazioni e divisi in categorie predeterminate.
  • Il numero di questionari da registrare è molto elevato, richiede certamente velocità.
  • Il menù cambia settimanalmente per garantire sempre qualcosa di nuovo ai clienti; il sistema di registrazione richiede quindi flessibilità.
  • Il foglietto del questionario occasionalmente cambia, includendo nuove domande o escludendone altre.
La strategia
  • Abbiamo sviluppato una maschera di inserimento dati ottimizzata sotto l’aspetto visivo per minimizzare i movimenti di mouse e tastiera richiesti all’operatore.
  • La maschera prevede la possibilità di inserire nuove opzioni ricorrenti in caso di nuovi piatti a menù.
  • In caso di cambiamento del questionario cartaceo, è possibile apportare modifiche alla maschera in modo da renderla più aderente al modello compilato a mano dai clienti.
I risultati
  • Ogni questionario richiede pochi secondi di lavorazione; i dati vengono restituiti al cliente in breve tempo.
  • Permettiamo al ristorante un’analisi capillare del gradimento da parte dei clienti.

Data Entry

Il cliente

Grande azienda di trasporto pubblico milanese.

La richiesta

Trasformare le richieste cartacee di abbonamento ai mezzi pubblici in dati per la realizzazione delle tessere elettroniche (comprensive di fototessera)

Le difficoltà
  • Ogni pacchetto di moduli da lavorare ha una lista accompagnatoria; bisogna verificare che ci sia corrispondenza tra quanto dichiarato e i documenti effettivamente ritirati.
  • I moduli sono comprensivi di fototessera, che dev’essere digitalizzata in un file a parte, legato a livello di nome con il documento di partenza.
  • Il cliente richiede di segnalare anomalie sui moduli compilati a mano dagli utenti: codice fiscale errato/non coerente con l’anagrafica del titolare, indirizzo di residenza o domicilio inesistente, tipo di abbonamento richiesto non esistente.
  • Il codice fiscale spesso è riportato in modo errato o difficile da comprendere.
La strategia
  • Abbiamo creato un sistema automatico di controllo coerenza tra la lista accompagnatoria ed i documenti scansiti, che contestualmente estrae anche le fototessere effettuando un matching a livello di nome con il documento di partenza.
  • La maschera di inserimento dati su cui l’operatore lavora, da noi creata, rileva automaticamente le anomalie che il cliente chiede di monitorare.
  • Qualora la fototessera sia stata mal ritagliata dal programma automatico, nella maschera è possibile effettuarne la correzione.
  • È previsto un controllo automatico sulla correttezza e coerenza del codice fiscale, che avvisa in tempo reale l’operatore che lo digita se il codice riportato non è accettabile.
  • All’interno della maschera sono previste scelte rapide con autocompletamento su alcuni campi. 
I risultati
  • Il tasso di errori nei documenti lavorati è pressochè nullo grazie ai controlli implementati.
  • La lavorazione si svolge in modo molto rapido.

Ticketing

Il cliente

Startup proprietaria di un’app che, a partire dalla foto dello scontrino della spesa, restituisce tramite bonifico una percentuale del denaro speso nell’acquisto di alcuni prodotti.

La richiesta

 La richiesta che ci viene posta è articolata in 2 fasi:

  1. Ricavare, a partire da foto di scontrini, dati sui punti vendita in modo da potere costruire un database per un sistema automatico di certificazione a partire dalle foto.
  2. Collaborare con il sistema nei casi in cui questo sia in dubbio circa la validità di uno scontrino.
Le difficoltà
  • Nella prima fase, è necessario esaminare decine di migliaia di foto di scontrini e tenere traccia dei dati raccolti.
  • Nella seconda fase, il lavoro si svolge su una piattaforma di terzi; in caso di necessità non siamo in grado di agire autonomamente in tempi brevi.
La strategia
  • Abbiamo sviluppato una maschera di inserimento dati per l’analisi degli scontrini.
  • Gli operatori sono stati formati dal cliente in modo da potere svolgere velocemente le validazioni.
  • Sono state studiate strategie di ottimizzazione dei tempi, che tengano conto anche di eventuali fermi per problemi sulla piattaforma, in modo da ottimizzare la lavorazione.
I risultati
  • Abbiamo svolto un’analisi capillare di migliaia di supermercati di tutta Italia a partire dalle foto degli scontrini;
  • Ogni validazione necessita pochi secondi ed in caso di fermo lavorativo l’operatore riesce a gestire la situazione senza tempi morti.