Come conservare i documenti aziendali?

Per alcune tipologie di documenti aziendali la Conservazione Digitale a norma di legge è obbligatoria:

  • PEC
  • Messaggi e ricevute di PEC
  • Fattura elettronica 
  • Contratti firmati digitalmente

Per altre tipologie, invece, la Conservazione Digitale dei documenti a norma di legge è facoltativa, ma consente di liberarsi dagli archivi cartacei e dagli obblighi e responsabilità della loro tenuta per 10 anni, come previsto dal Codice Civile.

Tra questi troviamo:

  • Fatture
  • DDT
  • Ricevute fiscali
  • Scontrini fiscali
  • Bilancio d’esercizio (Stato Patrimoniale, Conto Economico, Nota integrativa, Relazione gestionale, Relazione sindaci e rev.)
  • Dichiarazioni fiscali
  • Modulistica pagamenti (ad esempio i modelli F23 e F24)
  • Registri Contabili (ad esempio il Libro Giornale, i Registri IVA, i mastri, il libro inventari, etc.)
  • Libro dei soci
  • Libro delle obbligazioni
  • Libro delle adunanze e delle deliberazioni

Inoltre è possibile archiviare qualsiasi altra tipologia di documento secondo le proprie necessità, come ad esempio:

  • CUD
  • Offerte
  • Contratti
  • Corrispondenza
  • Documenti sanitari
  • Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
  • Mandati di pagamento e reversali

La prima fase del processo è l’archiviazione documentale. Tale fase si sviluppa inizialmente con l’acquisizione ottica dei documenti cartacei e successivamente della loro memorizzazione su un supporto idoneo. L’archivio creato è quindi a disposizione per essere consultato al bisogno.

 

Related Posts

Sorry, the comment form is closed at this time.