Per alcune tipologie di documenti aziendali la Conservazione Digitale a norma di legge è obbligatoria:
- PEC
- Messaggi e ricevute di PEC
- Fattura elettronica
- Contratti firmati digitalmente
Per altre tipologie, invece, la Conservazione Digitale dei documenti a norma di legge è facoltativa, ma consente di liberarsi dagli archivi cartacei e dagli obblighi e responsabilità della loro tenuta per 10 anni, come previsto dal Codice Civile.
Tra questi troviamo:
- Fatture
- DDT
- Ricevute fiscali
- Scontrini fiscali
- Bilancio d’esercizio (Stato Patrimoniale, Conto Economico, Nota integrativa, Relazione gestionale, Relazione sindaci e rev.)
- Dichiarazioni fiscali
- Modulistica pagamenti (ad esempio i modelli F23 e F24)
- Registri Contabili (ad esempio il Libro Giornale, i Registri IVA, i mastri, il libro inventari, etc.)
- Libro dei soci
- Libro delle obbligazioni
- Libro delle adunanze e delle deliberazioni
Inoltre è possibile archiviare qualsiasi altra tipologia di documento secondo le proprie necessità, come ad esempio:
- CUD
- Offerte
- Contratti
- Corrispondenza
- Documenti sanitari
- Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
- Mandati di pagamento e reversali
La prima fase del processo è l’archiviazione documentale. Tale fase si sviluppa inizialmente con l’acquisizione ottica dei documenti cartacei e successivamente della loro memorizzazione su un supporto idoneo. L’archivio creato è quindi a disposizione per essere consultato al bisogno.
