Conservazione dei documenti aziendali

In un’ottica di dematerializzazione e di conservazione dei documenti aziendali, l’archiviazione documentale e la conservazione sostitutiva, sono due procedure fondamentali per garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

Per quanto tempo conservare i documenti aziendali?

Per alcune tipologie di documenti aziendali la Conservazione Digitale a norma è l’unica modalità di conservazione legalmente valida in quanto, per loro stessa natura, queste tipologie di documenti non possono essere materializzate su carta, come ad esempio:

– PEC – Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata
– Fattura elettronica PA- Fattura elettronica attiva e passiva
– Contratti firmati digitalmente


Per altre tipologie, invece, la Conservazione Digitale dei documenti a norma è facoltativa, ma consente di liberarsi dagli archivi cartacei e dagli obblighi e responsabilità della loro tenuta per 10 anni, come previsto dal Codice Civile.

Tra questi troviamo:

– Fatture
– DDT
– Ricevute fiscali
– Scontrini fiscali
– Bilancio d’esercizio (Stato Patrimoniale, Conto Economico, Nota integrativa, Relazione gestionale, Relazione sindaci e rev.)
– Dichiarazioni fiscali
– Modulistica pagamenti (ad esempio i modelli F23 e F24)
– Registri Contabili (ad esempio il Libro Giornale, i Registri IVA, i mastri, il libro inventari, etc.)
–– Libro dei soci
– Libro delle obbligazioni
– Libro delle adunanze e delle deliberazioni

Inoltre è possibile archiviare qualsiasi altra tipologia di documento secondo le proprie necessità, come ad esempio:

CUD
– Offerte
– Contratti
– Corrispondenza
Documenti sanitari
– Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
– Mandati di pagamento e reversali

 

La prima fase del processo è l’archiviazione documentale. Tale fase si sviluppa inizialmente con l’acquisizione ottica dei documenti cartacei e successivamente della loro memorizzazione su un supporto idoneo. L’archivio creato è quindi a disposizione per essere consultato al bisogno.

La conservazione sostitutiva, invece, è una procedura legale e disciplinata che consente di mantenere invariati nel tempo l’immodificabilità, l’autenticità, la reperibilità, il valore legale, la sicurezza, la leggibilità, l’integrità dei documenti conservati.

I documenti verranno archiviati in un Cloud esterno e saranno consultabili su richiesta qualora fosse necessario (ispezioni, contenziosi ecc…).

Il processo di conservazione a norma di legge comprende:

  • la firma digitale, ossia quella firma elettronica che si applica ai documenti informatici, esattamente come la firma tradizionale (autografa) viene apposta sui documenti cartacei;
  • la marca temporale, ossia una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare l’effettivo avvenimento di un’attività/evento.

 

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