Digitalizzazione archivi cartacei

La cooperativa sociale Alveare effettua un servizio di dematerializzazione e digitalizzazione archivi cartacei che serve per trasformare gli archivi cartacei in digitali; si rivolge ad aziende, enti pubblici ed altre organizzazioni. Ci occupiamo anche di conservazione sostitutiva.
Digitalizzazione

Gli archivi digitali sono indubbiamente vantaggiosi:

  • riducono la richiesta di spazio fisico richiesti per stipare i documenti cartacei
  • rendono semplice ed istantanea la ricerca di un documento
  • danno possibilità di condivisione immediata e contemporanea di un file
  • sono sicuri, grazie all’uso di sistemi informatici appositi
  • sono economici
  • fanno risparmiare tempo agli operatori
  • sono completamente personalizzabili
  • rappresentano una scelta ecologica
  • impediscono il deterioramento dei documenti cartacei a causa del tempo o dell’uso intensivo

Il ciclo della digitalizzazione documentale consta di 4 fasi:

  1. Preparazione dei documenti con eliminazione di punti metallici ed elastici
  2. Scansione dei documenti tramite l’utilizzo di scanner professionali
  3. Rinomina file/data entry in base alle esigenze del cliente
  4. Rilascio dei documenti digitali nel formato richiesto

La cooperativa sociale Alveare svolge il servizio di dematerializzazione documentale da oltre 15 anni coniugando la qualità e l’accuratezza del lavoro svolto con una convenienza economica e la flessibilità nell’accettare richieste personalizzate da parte del cliente, che soddisfa sempre con efficacia e professionalità.

Conservazione sostitutiva
Si tratta di una procedura che comprende la digitalizzazione, ma ha valore legale; in particolare tutela l’immodificabilità, l’autenticità, la reperibilità, il valore legale, la sicurezza, la leggibilità e l’integrità dei documenti conservati. Il processo di conservazione a norma di legge comprende:
  • la firma digitale, ossia quella firma elettronica che si applica ai documenti informatici, esattamente come la firma tradizionale (autografa) viene apposta sui documenti cartacei;
  • la marca temporale, ossia una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare l’effettivo avvenimento di un’attività/evento.
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